[Eutrp-meeting-2026] EUTRP Meeting Bilbao – Practical Updates Before Arrival (Clusters Updates/ Signal group/ Weather)

Mon Jun 1 13:12:10 CEST 2026

Dear all,

We hope you are having a smooth journey to Bilbao and that your travels are going well. We are very much looking forward to welcoming you and seeing everyone soon!

A few quick updates ahead of the meeting:

🔹 Asia Cluster update: please note that the start of the Asia Cluster session has been moved and will now begin at 15:00. As a recap:

Rooms and timings:

-

Regional Ecosystems – Africa: 15:00–17:00 | Room A004

-

Regional Ecosystems – Asia: 15:00–17:00 | Room A008

-

Regional Ecosystems – Latin America: 15:00–17:00 | Room A006

-

Regional Ecosystems – EU, Eastern Europe & Central Asia: 16:00–18:00 | Room A016

-

Universities & Academic Engagement: 15:30–17:30 | Room A005

-

Psychosocial Support & Trauma-Informed Practices (hybrid, practitioners only): 14:45–17:30 | Room A212

If you did not initially indicate interest in joining a cluster but would still like to participate, you are very welcome to do so. Room capacities may in some cases be limited, but we trust everyone's flexibility and collaborative spirit. The objective is above all to create spaces to reconnect, exchange and prepare the meeting together.

🔹 Signal group: if you have not already done so, please make sure to join the Signal group. This will be our main channel for quick updates, practical information, and more agile communications throughout the meeting:
https://signal.group/#CjQKINhxjK3lkV9kWQ66aMU2m7St07E9i__Z58Mc_HvyYl_fEhDrdYvI3CFHx2n6l9pJr4s5

🔹 Weather in Bilbao: the forecast looks generally pleasant, with mild temperatures and some sunny periods. However, some rain is expected during the week, especially on Thursday. We recommend bringing a light rain jacket, suitable footwear, and checking the weather forecast before your departure.

We are very excited to spend the next few days together and wish you all a safe trip.

See you very soon in Bilbao!

Best regards,

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Chères et chers collègues,

Nous espérons que votre voyage vers Bilbao se déroule bien et que tout se passe au mieux. Nous avons hâte de vous accueillir et de vous retrouver très prochainement !

Quelques informations pratiques avant la réunion :

🔹 Mise à jour du Cluster Asie : veuillez noter que la session du Cluster Asie commencera finalement à 15h00.

Salles et horaires :

-

Écosystèmes régionaux – Afrique : 15h00–17h00 | Salle A004

-

Écosystèmes régionaux – Asie : 15h00–17h00 | Salle A008

-

Écosystèmes régionaux – Amérique latine : 15h00–17h00 | Salle A006

-

Écosystèmes régionaux – UE, Europe de l’Est et Asie centrale : 16h00–18h00 | Salle A016

-

Universités et engagement académique : 15h30–17h30 | Salle A005

-

Soutien psychosocial et approches sensibles au trauma (hybride, réservé aux praticien·nes) : 14h45–17h30 | Salle A212

Si vous n’aviez pas initialement indiqué votre intérêt mais souhaitez finalement participer, vous êtes bien entendu les bienvenu·es. La capacité de certaines salles peut être limitée, mais nous comptons sur la flexibilité et l’esprit collectif de chacun·e. L’objectif est avant tout de créer des espaces de rencontre, d’échange et de préparation commune.

🔹 Groupe Signal : si ce n’est pas déjà fait, merci de rejoindre le groupe Signal. Il servira de principal canal pour les informations pratiques, les mises à jour rapides et les communications plus fluides pendant la rencontre.

https://signal.group/#CjQKINhxjK3lkV9kWQ66aMU2m7St07E9i__Z58Mc_HvyYl_fEhDrdYvI3CFHx2n6l9pJr4s5

🔹 Météo à Bilbao : le temps s’annonce globalement agréable avec des températures douces et quelques éclaircies. Toutefois, de la pluie est prévue au cours de la semaine, en particulier jeudi. Nous vous recommandons d’emporter un vêtement de pluie léger, des chaussures adaptées et de consulter les prévisions météorologiques avant votre départ.

Nous nous réjouissons beaucoup de passer ces prochains jours ensemble et vous souhaitons un excellent voyage.

À très bientôt à Bilbao !

Bien cordialement,

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Estimadas y estimados,

Esperamos que estéis teniendo un buen viaje hacia Bilbao y que todo vaya bien. ¡Tenemos muchas ganas de daros la bienvenida y de veros muy pronto!

Algunas actualizaciones rápidas antes del encuentro:

🔹 Actualización del Cluster Asia: por favor, tened en cuenta que la sesión del Cluster Asia comenzará finalmente a las 15:00 h. De nuevo:

Salas y horarios:

-

Ecosistemas regionales – África: 15:00–17:00 | Sala A004

-

Ecosistemas regionales – Asia: 15:00–17:00 | Sala A008

-

Ecosistemas regionales – América Latina: 15:00–17:00 | Sala A006

-

Ecosistemas regionales – UE, Europa del Este y Asia Central: 16:00–18:00 | Sala A016

-

Universidades y compromiso académico: 15:30–17:30 | Sala A005

-

Apoyo psicosocial y enfoques informados por el trauma (híbrido, solo practitioners): 14:45–17:30 | Sala A212

Si inicialmente no indicasteis interés en participar en alguno de los clusters pero finalmente os gustaría sumaros, seréis muy bienvenidas y bienvenidos. La capacidad de algunas salas puede ser limitada en determinados casos, pero contamos con la flexibilidad y el espíritu colaborativo de todas las personas participantes. El objetivo es, sobre todo, crear espacios para reencontrarnos, intercambiar y preparar conjuntamente la reunión.

🔹 Grupo de Signal: si aún no lo habéis hecho, os pedimos que os unáis al grupo de Signal. Será nuestro principal canal para compartir información práctica, actualizaciones rápidas y comunicaciones más ágiles durante la reunión.

https://signal.group/#CjQKINhxjK3lkV9kWQ66aMU2m7St07E9i__Z58Mc_HvyYl_fEhDrdYvI3CFHx2n6l9pJr4s5

🔹 Tiempo en Bilbao: las previsiones son bastante agradables, con temperaturas suaves y algunos momentos de sol. No obstante, se espera algo de lluvia durante la semana, especialmente el jueves. Os recomendamos traer una chaqueta ligera impermeable, calzado adecuado y consultar la previsión meteorológica antes de viajar.

Tenemos muchas ganas de compartir estos días con todas y todos vosotros y os deseamos un muy buen viaje.

¡Nos vemos muy pronto en Bilbao!

Un cordial saludo,

On Friday, May 29th, 2026 at 11:04, EUTRP <eutrp-contact at protectdefenders.eu> wrote:

> ENGLISH
>
> Dear all,
>
> Bilbao is almost here — and we are really excited to welcome you very soon for the EUTRP Annual Meeting.
>
> As we approach the start of the meeting, we would like to share a few practical reminders and updates.
>
> First of all, please remember that the shared meeting folder contains the latest version of the Welcome Pack, agenda, logistical information and other useful documents related to the meeting.
>
> Shared folder: https://files.protectdefenders.eu/s/4D9bAJF2gbwpWeT
>
> We encourage you to consult it regularly, as it will remain the main repository of information throughout the meeting.
>
> Informal clusters – Tuesday
>
> As announced, several informal clusters will take place on Tuesday ahead of the official opening of the meeting.
>
> These are self-led and relatively informal spaces organised according to interests expressed by participants, available facilitation capacities and logistical possibilities. Formats and duration therefore vary from one cluster to another.
>
> Rooms and timings:
>
> -
>
> Regional Ecosystems – Africa: 15:00–17:00 | Room A004
>
> -
>
> Regional Ecosystems – Asia: 14:30–17:00 | Room A008
>
> -
>
> Regional Ecosystems – Latin America: 15:00–17:00 | Room A006
>
> -
>
> Regional Ecosystems – EU, Eastern Europe & Central Asia: 16:00–18:00 | Room A016
>
> -
>
> Universities & Academic Engagement: 15:30–17:30 | Room A005
>
> -
>
> Psychosocial Support & Trauma-Informed Practices (hybrid, practitioners only): 14:45–17:30 | Room A212
>
> If you did not initially indicate interest in joining a cluster but would still like to participate, you are very welcome to do so. Room capacities may in some cases be limited, but we trust everyone's flexibility and collaborative spirit. The objective is above all to create spaces to reconnect, exchange and prepare the meeting together.
>
> Welcome reception – The Rooftop, by the Artist
>
> We are also very much looking forward to welcoming everyone to the informal reception on Tuesday evening.
>
> Time: 18:30–20:30
>
> Venue:
> The Rooftop, by the Artist
> Mazarredo Zumarkalea 61, Abando
>
> Registration – Wednesday morning
>
> Please make sure to arrive with enough time for registration on Wednesday morning, as we would really like to start the meeting punctually.
>
> -
>
> Registration opens: 08:15
>
> -
>
> Location: CRAI Building
>
> Signal group
>
> Finally, if you have not yet joined the EUTRP Bilbao Signal group, please do so.
>
> This will be our main channel for:
>
> -
>
> quick logistical updates,
>
> -
>
> coordination,
>
> -
>
> and communication between participants and organisers during the meeting.
>
> Signal link:
>
> https://signal.group/#CjQKINhxjK3lkV9kWQ66aMU2m7St07E9i__Z58Mc_HvyYl_fEhDrdYvI3CFHx2n6l9pJr4s5
>
> We are very much looking forward to seeing you all in Bilbao.
>
> Warm regards,
>
> The EUTRP Coordination Team
>
> ---------------------------------------------------------------
>
> ESPAÑOL
>
> Queridas y queridos colegas,
>
> Bilbao ya está muy cerca y tenemos muchísimas ganas de daros la bienvenida a la reunión anual de la EUTRP.
>
> A medida que se acerca el encuentro, queríamos compartir algunos recordatorios e informaciones prácticas.
>
> Antes de nada, os recordamos que en la carpeta compartida de la reunión encontraréis siempre la versión más actualizada del Welcome Pack, la agenda, la información logística y otros documentos de interés relacionados con el encuentro.
>
> Carpeta compartida: https://files.protectdefenders.eu/s/4D9bAJF2gbwpWeT
>
> Os animamos a consultarla regularmente, ya que será la principal fuente de información durante toda la reunión.
>
> Clusters informales – Martes
>
> Como se anunció, el martes tendrán lugar varios clusters informales antes del inicio oficial de la reunión.
>
> Se trata de espacios autoorganizados y relativamente informales, organizados en función de los intereses expresados por las personas participantes, las capacidades disponibles de facilitación y las posibilidades logísticas. Por ello, los formatos y la duración pueden variar entre clusters.
>
> Salas y horarios:
>
> -
>
> Ecosistemas regionales – África: 15:00–17:00 | Sala A004
>
> -
>
> Ecosistemas regionales – Asia: 14:30–17:00 | Sala A008
>
> -
>
> Ecosistemas regionales – América Latina: 15:00–17:00 | Sala A006
>
> -
>
> Ecosistemas regionales – UE, Europa del Este y Asia Central: 16:00–18:00 | Sala A016
>
> -
>
> Universidades y compromiso académico: 15:30–17:30 | Sala A005
>
> -
>
> Apoyo psicosocial y enfoques informados por el trauma (híbrido, solo practitioners): 14:45–17:30 | Sala A212
>
> Si inicialmente no indicasteis interés en participar en alguno de los clusters pero finalmente os gustaría sumaros, seréis muy bienvenidas y bienvenidos. La capacidad de algunas salas puede ser limitada en determinados casos, pero contamos con la flexibilidad y el espíritu colaborativo de todas las personas participantes. El objetivo es, sobre todo, crear espacios para reencontrarnos, intercambiar y preparar conjuntamente la reunión.
>
> Recepción informal – The Rooftop, by the Artist
>
> También tenemos muchas ganas de compartir con todas y todos la recepción informal del martes por la tarde.
>
> Horario: 18:30–20:30
>
> Lugar:
> The Rooftop, by the Artist
> Mazarredo Zumarkalea 61, Abando
>
> Registro – Miércoles por la mañana
>
> Por favor, intentad llegar con suficiente tiempo para el registro el miércoles por la mañana, ya que nos gustaría comenzar la reunión con puntualidad.
>
> -
>
> Apertura del registro: 08:15
>
> -
>
> Lugar: Edificio CRAI
>
> Grupo Signal
>
> Por último, si todavía no os habéis unido al grupo Signal de EUTRP Bilbao, os animamos a hacerlo.
>
> Será nuestro principal canal para:
>
> -
>
> actualizaciones logísticas rápidas,
>
> -
>
> coordinación,
>
> -
>
> y comunicación entre participantes y organización durante la reunión.
>
> Enlace Signal:
> https://signal.group/#CjQKINhxjK3lkV9kWQ66aMU2m7St07E9i__Z58Mc_HvyYl_fEhDrdYvI3CFHx2n6l9pJr4s5
>
> Tenemos muchas ganas de veros a todas y todos en Bilbao.
>
> Un abrazo,
>
> El equipo de coordinación de la EUTRP
>
> ---------------------------------------------------------------
>
> FRANÇAIS
>
> Chères et chers collègues,
>
> Bilbao approche à grands pas et nous sommes très heureux de vous accueillir prochainement pour la réunion annuelle de l’EUTRP.
>
> À l’approche de la rencontre, nous souhaitions partager quelques informations pratiques.
>
> Tout d’abord, nous vous rappelons que vous trouverez dans le dossier partagé de la réunion la version la plus récente du Welcome Pack, de l’agenda, des informations logistiques ainsi que d’autres documents utiles relatifs à la réunion.
>
> Dossier partagé :
> https://files.protectdefenders.eu/s/4D9bAJF2gbwpWeT
>
> Nous vous encourageons à le consulter régulièrement, car il restera la principale source d’information pendant toute la rencontre.
>
> Clusters informels – Mardi
>
> Comme annoncé, plusieurs clusters informels auront lieu mardi avant l’ouverture officielle de la réunion.
>
> Il s’agit d’espaces auto-organisés et relativement informels, mis en place en fonction des intérêts exprimés par les participant·es, des capacités de facilitation disponibles et des possibilités logistiques. Les formats et la durée peuvent donc varier selon les clusters.
>
> Salles et horaires :
>
> -
>
> Écosystèmes régionaux – Afrique : 15h00–17h00 | Salle A004
>
> -
>
> Écosystèmes régionaux – Asie : 14h30–17h00 | Salle A008
>
> -
>
> Écosystèmes régionaux – Amérique latine : 15h00–17h00 | Salle A006
>
> -
>
> Écosystèmes régionaux – UE, Europe de l’Est et Asie centrale : 16h00–18h00 | Salle A016
>
> -
>
> Universités et engagement académique : 15h30–17h30 | Salle A005
>
> -
>
> Soutien psychosocial et approches sensibles au trauma (hybride, réservé aux praticien·nes) : 14h45–17h30 | Salle A212
>
> Si vous n’aviez pas initialement indiqué votre intérêt mais souhaitez finalement participer, vous êtes bien entendu les bienvenu·es. La capacité de certaines salles peut être limitée, mais nous comptons sur la flexibilité et l’esprit collectif de chacun·e. L’objectif est avant tout de créer des espaces de rencontre, d’échange et de préparation commune.
>
> Réception informelle – The Rooftop, by the Artist
>
> Nous nous réjouissons également de vous retrouver mardi soir lors de la réception informelle.
>
> Horaire : 18h30–20h30
>
> Lieu :
> The Rooftop, by the Artist
> Mazarredo Zumarkalea 61, Abando
>
> Enregistrement – Mercredi matin
>
> Merci d’arriver avec suffisamment de temps mercredi matin afin de permettre un démarrage ponctuel de la réunion.
>
> -
>
> Ouverture de l’enregistrement : 08h15
>
> -
>
> Lieu : Bâtiment CRAI
>
> Groupe Signal
>
> Enfin, si ce n’est pas encore fait, merci de rejoindre le groupe Signal EUTRP Bilbao.
>
> Il s’agira de notre principal canal pour :
>
> -
>
> les informations logistiques rapides,
>
> -
>
> la coordination,
>
> -
>
> et la communication entre participant·es et organisateurs pendant la réunion.
>
> Lien Signal :
> https://signal.group/#CjQKINhxjK3lkV9kWQ66aMU2m7St07E9i__Z58Mc_HvyYl_fEhDrdYvI3CFHx2n6l9pJr4s5
>
> Nous nous réjouissons de vous retrouver très bientôt à Bilbao.
>
> Bien cordialement,
>
> L’équipe de coordination EUTRP
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